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随着信息技术和传播技术的不断发展，社会竞争愈演愈烈，传统的工作模式已经不能适应发展的需要。因此，办公自动化应运而生。办公自动化在简化工作流程，节约工作时间，提高工作效率的同时也带来了各种新的问题，我们需要认清办公自动化在工作中的利与弊，从而进一步优化工作和节约工作成本。

办公自动化（OA）系统的英文全称是：Office Automation System 。是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。

办公自动化是有效利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式，才传统的办公带来了极大的冲击

在利用办公自动化工作的过程中，需要处理许多日常事务，如：利用电脑阅读文件，经过互联网发送文件，在存储设备上存储电子档案等事务；草拟文件，制定计划，起草报告，编制报表，资料整理，记录，拍照，文件打印等事务；文件收发，保存，复制，检索，电报，电传，传真等事务；网络会议，通过互联网发送通知等事务。在利用办公自动化的过程中加工处理日常事务，可以做到及时查询，分析，修改，协助决策活动，从而使办公的效率和准确性得到提高。

详述下办公自动化的积极作用：即：利

1：有利于提高工作人员的工作效率和工作质量。

现代化的技术、设备、理念进入办公领域，使参与办公活动的人员能够使用新的手段和方法改变传统的信息生成， 传输，和处理掉手段和方法。例如：公文的往来形式，网上办公事项的审批，文件电子档案的保管和检索，信息的收集，统计，打印，复印等。办公自动化使得办公人员在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。能够实现工作上的互相交流与信息存储。从而减少工作空间和办公用品的损耗。文件自动细化分类，所有人按权限随时上网查询，既提高了查找效率，同时因为有严格的分级权限认证所以也解决了保密性和安全性的问题。因为是电子文档不占用办公空间，所以不用担心防火、防水、防虫及寻找空间存放等问题。同时，按照级别权限在网络上可以实时管理，上级领导可以实时查看每个分公司或者下级的单据处理情况和其他的运作情况（例如部门主管每天处理了多少份合同，申请了 多少笔款，公司每天用车都派去哪里了，做何使用。甚至还可以知道目前会议室在开什么会，谁在开等）。还可以通过OA附带的即时通讯系统，在网上处理探讨工 作事项，并留下记录。当然还可以翻查其它部门的探讨记录，杜绝责任的推诿。这样跨区域经营就解决了管理上的问题。最终的目的就是提到了工作效率和工作质量。

2：促进办公人员工作模式的演变

传统工作只是消极的等待领导的指令，重复一些简单机械的体力劳动。所需的脑力劳动也只是简单的思考，办公自动化的出现，使得办公人员的工作重心逐渐转移到脑力上来。从而改变了办公室办公的模式。

3：有利于辅助人员信息的采集，辅助领导决策。

通过办公自动化软件的网络传输，存储等工作，可以很方便的快速的收集员工信息，行业新闻等数据。

4：有利于提高办公人员的业务素质。

办公自动化是一个包含文字处理系统， 数据处理系统，管理信息系统，办公事务处理系统和决策系统支持在内的统一一体化系统。随着办公自化信息技术的不断发展，办公人员的服务方式也变得多样化，拓展了工作范围，这就需要提高自身的素质，以满足工作的需要。

5：有利于工作的规范化

系统明了的流程，使得工作做起来相当有条理，规范。

但是任何事情都是两面性，同样办公自动化也有它的消极作用 即：弊

1：网络的不安全因素给工作的保密性和安全性带来了很多隐患。

在现代化开放的网络办公环境下，电脑系统很容易遭到非法人员，黑客和病毒的入侵，传输的数据也有可能被拦截，篡改，删除。如果办公自动化系统在硬件和软件上缺乏安全防范措施，就很容易的遭到破坏和入侵，导致信息的泄漏和数据的丢失。

2：过分的依赖办公子系统养成不良的工作作风

办公自动化中信息的即时性和共享性，一方面给工作人员带来的极大的便利，同时也影响了办公人员的主观能动性和原创思维。对网络产生依赖性，养成惰性。无需自己动脑筋，只需在网络上找文章修改即可的思想油然而生。这样不但不会是工作进步有可能还会因为没有考虑到自身的特征而导致领导决策的失误，造成重大损失。久而久之还会使人浮躁，投机取巧，工作不踏实，形成不良工作作风。

3：有害于工作人员的身心健康

办公自动化设备往往会带来很大辐射，办公人员长期接触这些强辐射的电子设备，会产生各种疾病，如皮肤病。另外长期久坐也会使得办公人员的颈椎病发病率提高很多倍，肾脏结石也是办公室人员常坐的结果。长期的对着屏幕会造成视力的严重损害。

随着企业各部门，各企业之间的信息交流的日益频繁，办公自动化设备的运用会越来越多的企业管理中发挥重要的作用，对于中小型企业来说，建立安全的建立安全的，周全的办公自动化体系已是时势要求。