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浅议“私车公用”费用税前扣除问题
作者:华中石油:岳金泰    发布时间:2017-05-27

“私车公用”现象在很多企业中都有可能存在,但因“私车公用”员工报销的相关费用在进行税务处理时,是否可以在企业所得税税前扣除问题大家存在不少争议或疑问,现将有关咨询或税企争议的焦点进行简要分析。

对于公司给员工报销的“私车公用”相关费用能否在企业所得税税前扣除,国家税务局在《国家税务总局关于企事业单位公务用车制度改革后相关费用税前扣除问题的批复》(国税函[2007]305号)做出了详细的规定,所谓“私车公用”是因为公司自有车辆不够或员工特殊岗位或企业车辆私有化等原因,员工个人将自有的车辆用于公司的公务活动,公司由此给员工报销的相关费用,如汽油费、路桥费、停车费、汽车维修费及保养费等,也可以参照国家公务员的车辆改革方案实行《国家公务员车辆定额包干费用制度》的补助办法,将用于公司公务支出而发生的相关费用由公司来承担,符合企业所得税税前扣除的规定,可在企业所得税税前进行据实扣除。(参考的标准依据为:《企业所得税法》第八条规定,“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。”)

但在执行《企业所得税法》第八条规定时,税务机关下发文件或实际执行时对企业发生的“公车私用”相关的费用是不允许税前扣除;同时对企业发生的“私车公用”相关的费用允许税前扣除也有了严格的界定,诸如地方税务局印发了《关于企业所得税若干具体业务问题的通知》或《企业所得税汇算清缴有关政策问题解答》等,针对存在“私车公用”现象的企业,公司如何运作才能符合企业所得税税前扣除的问题,阐述了以下建议:

第一,企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用,发生的汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳所得额时扣除,但签订合规的书面有偿合同或凭企业名称相符的正规发票,并到主管税务机关备案,确属企业应负担的,可在税前进行扣除。

第二,纳税人以承担修理费、保险费、养路费、油费方式有偿使用,包括投资者在内个人的房屋、交通工具、设备等其相应支出不允许税前扣除。但提供真实的合规的书面租赁合同,并凭相关发票,其相关费用允许税前扣除。

第三,企业员工与企业签订“私车公用”的协议,涉及车主个人负担的租金、保险费、车购税等不得在税前扣除,但可以根据租赁条款,如应企业负担的,可在税前扣除。

第四,“私车公用”发生的车辆购置税、折旧费及保险费等应由个人承担的,不得税前扣除,但凭真实、合理、合法的汽油费、过路过桥费、停车费、维修费、保养费等凭据,可在税前扣除。

鉴于企业所得税税前扣除规定的种种问题,要证明“私车公用”发生的真实性、合理性,企业准备相关内部资料来证明车辆使用情况,使其符合“企业真实发生的合理范围内的‘私车公用’支出,允许在企业所得税税前扣除。”那到底如何准备相关资料呢?

第一,公司应与“私车公用”的员工签订用车书面协议,约定的条款必须明确车辆的使用情况及费用结算或分摊方式。如公司保存汽车行驶证、驾驶证、身份证和保险单据等复印件。

第二,企业必须建立严格的公务车制度,做好车辆行驶里程的记录,履行内部申请和审批等监管制度。

第三,对于费用报销的范围,属于一般经营租赁物的消耗可以税前扣除的原则,即具备相关性或关联性,允许扣除相关费用,如与车使用无关的费用车辆购置税、保险费以及折旧费不得在税前扣除。

因此,要想更好解决税企焦点的争议,一方面企业要加强税法的解读和学习,同时税局也要加强企业的培训和指导;另一方面企业要完整存档各类原始资料和证据,以证明业务发生的真实性和合理性,同时企业也要主动到税局报送数据资料,以符合税前扣除的合规性和合法性。

                           



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